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La deuxième édition du Défi Varilhois a eu lieu le samedi 15 juin 2019. Nos courageux participants ont joué le jeu et ont bravé les quelques 44 épreuves situées sur 6 zones dans Varilhes. Ils ont mérité leurs Diplômes du Varilhois qui ont été distribués avec mention. Vivement la 3ème édition !
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Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 16 novembre 2018 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.

Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :

  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
  • Récépissé de la déclaration
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
  • Statuts modifiés par ordre chronologique
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

  À savoir

les informations relatives aux membres (nom, prénoms, adresse, etc.) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation, sauf accord exprès de leur part.

Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes.

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans. Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau

4 ans si la distribution est assurée par une personne morale publique (commune par exemple) ; 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

Il n'y a pas d'obligation légale pour les associations de verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique sachant que :

  • les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée,
  • les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Où s’adresser ?

Tél. : 05 61 60 73 24

Fax : 05 61 60 89 23

Courriel : accueil@mairievarilhes.fr
Site web : http://www.ville-varilhes.fr

Vérifié le 09-10-2018 par La Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

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